United Playgrounds is een groep van creatieve en digitale bureaus, waaronder Mach8. Elk bureau werkte met dezelfde plank vol losse tools: een CRM voor de pipeline, een tool voor planning, een andere voor projecten en uren, plus spreadsheets en zelfgebouwde apps eromheen. We vervingen die plank door één eigen systeem: UP-OS. Het is ons eigen Company OS, en het bewijs dat de aanpak werkt.
Het probleem: dezelfde gegevens in vijf systemen
Een lead stond in het CRM, het project in de planningstool, de uren in een derde systeem en de factuur in een vierde. Medewerkers waren een flink deel van hun week kwijt aan informatie overtikken: klantgegevens in de planning zetten, uren naar een financesheet kopiëren, een projectupdate in een mail plakken. Elke kopie was een kans op fouten, en elke tool was een extra login en een extra licentie per seat.
Eén systeem, van eerste contact tot factuur
In UP-OS zijn het bedrijf dat je ontmoet, de offerte die je stuurt, het project dat eruit volgt, de uren die erop geschreven worden en de omzet die het oplevert dezelfde gegevens. Win een deal en hij wordt automatisch een project, met de briefing erbij. Schrijf uren en de financiële dashboards werken zichzelf bij. Rond een mijlpaal af en de klant ziet het in zijn eigen portaal.
Elke medewerker begint de dag op een eigen startpagina, met een briefing die de assistent klaarzet: welke afspraken er zijn, welke mijlpalen achterlopen en hoeveel uur er deze week al geschreven is.
Een assistent die het hele bedrijf kent
Omdat alles in één systeem staat, kan de AI-assistent vragen over het hele bedrijf beantwoorden. Vraag op een project welke mijlpalen risico lopen en wat je eerst moet doen, en hij kijkt zelf naar de taken, de planning en de geschreven uren, en komt met een concreet voorstel.
De assistent stelt voor, de mens beslist. Acties die iets veranderen, zoals een mail versturen of een planning aanpassen, wachten op goedkeuring. Wat iemand mag zien en doen hangt af van zijn rol: een planner kan uren verschuiven, finance ziet marges, en gevoelige cijfers blijven bij wie ze moet zien.
Nieuwe business, van lead tot afspraak
De salesafdeling werkt in dezelfde omgeving. AI onderzoekt nieuwe bedrijven, vindt de juiste contactpersonen en schrijft per persoon een eerste mail. Een workflow bepaalt wat er daarna gebeurt: wachten op antwoord, een follow-up, of een taak om te connecten op LinkedIn. Het dashboard laat zien hoeveel leads er zijn toegevoegd, wat er is verstuurd en wat er tot een afspraak leidt.
Bovenop wat blijft
UP-OS vervangt niet alles. De boekhouding blijft in Exact, de salarisadministratie in SD Worx, en mail en agenda blijven in Google. UP-OS is daarop aangesloten en haalt bestaande gegevens binnen, zodat de overstap per proces kon en niet in één keer hoefde. Tools als Teamleader, Forecast en HubSpot gaan er stap voor stap in op.
Wat het laat zien
- Eén bron van waarheid. Sales, delivery en finance werken met dezelfde gegevens, zonder overtikken.
- AI in het systeem, niet ernaast. De assistent kent projecten, planning en klanten, en werkt binnen de rechten van de gebruiker.
- Gebouwd in maanden, niet jaren. Met AI als ontwikkelpartner bouwden we een systeem waar vroeger een groot team een jaar voor nodig had.
Dezelfde aanpak gebruiken we voor andere organisaties: een eigen Company OS, gebouwd op wat je al hebt.
