AI kan worden ingezet voor bijna elk bedrijfsproces: van klantenservice tot inkoop, van contentproductie tot HR. Dat maakt prioriteren moeilijk. Zonder duidelijke criteria kies je voor de meest zichtbare toepassing of de toepassing die op dat moment in de media staat, niet per se de toepassing die voor jouw organisatie het meeste oplevert.

Een gestructureerde prioritering kijkt naar drie factoren: de omvang van het probleem dat AI kan oplossen, de technische haalbaarheid van de oplossing en de strategische relevantie voor jouw organisatie. De combinatie van die drie bepaalt welke toepassingen bovenaan de lijst komen.

De eerste stap is het in kaart brengen van de processen in je organisatie die tijdrovend, repetitief of foutgevoelig zijn. Vraag teams wat ze de meeste tijd aan besteden en wat ze het liefst geautomatiseerd zouden zien. Dat levert een lange lijst op.

Ga vervolgens na welke van die processen een duidelijke, herhaalbare structuur hebben. AI werkt het best bij taken met een consistent patroon: documenten verwerken, vragen beantwoorden, teksten genereren, data samenvatten. Taken die veel uitzondering en oordeelsvorming vereisen, zijn moeilijker te automatiseren.

Voor elke potentiële AI-toepassing schat je de potentiële impact in op twee dimensies: tijdsbesparing en kwaliteitsverbetering. Hoeveel uur per week wordt er nu aan dit proces besteed? Wat kost een fout in dit proces? Hoeveel is een verbeteringspercentage van tien procent waard?

Wees realistisch. AI verbetert zelden alles met honderd procent en er zijn implementatiekosten en leerperiodes. Schattingen van vijftig procent tijdsbesparing klinken optimistisch maar zijn in bepaalde gevallen haalbaar, denk aan het samenvatten van rapporten of het eerste concept van standaarddocumenten.

Niet elke AI-toepassing is even eenvoudig te implementeren. De haalbaarheid hangt af van de beschikbaarheid van data, de complexiteit van de integratie met bestaande systemen en de technische capaciteit van je organisatie.

Een eenvoudige chatbot voor veelgestelde vragen is snel op te zetten. Een AI-systeem dat inkoopbeslissingen ondersteunt op basis van historische data vereist weken of maanden aan voorbereiding. Prioriteer toepassingen die relatief snel te implementeren zijn en toch significant impact hebben.

Een klassiek hulpmiddel bij prioritering is de impact-haalbaarheidsmatrix: je zet alle potentiële toepassingen in een diagram met impact op de verticale as en haalbaarheid op de horizontale as. Toepassingen rechtsbovenin hebben hoge impact en zijn goed haalbaar. Die pak je als eerste aan.

Toepassingen linksonderin hebben lage impact en zijn moeilijk te implementeren. Die laat je links liggen. De twee andere kwadranten vereisen een afweging op basis van strategische relevantie.

Een veelgemaakte fout bij AI-prioritering is dat het een exercitie wordt van het management zonder input van de mensen die dagelijks met de processen werken. Medewerkers weten precies waar de knelpunten zitten, wat repetitief is en waar fouten gemakkelijk binnensluipen.

Betrek hen vroeg in de prioriteringsfase. Niet alleen voor betere input, maar ook voor draagvlak bij de implementatie. AI-toepassingen die door medewerkers als bedreigend worden gezien, mislukken vaker.

Als je zelf onvoldoende zicht hebt op de mogelijkheden van AI, is het verstandig om externe expertise in te schakelen. Niet om de beslissing uit te besteden, maar om een realistisch beeld te krijgen van wat mogelijk is en tegen welke kosten.

Mach8 helpt organisaties bij het uitvoeren van dit soort prioriteringsexercities: van procesinventarisatie tot het opstellen van een geprioriteerde AI-roadmap.

De organisaties die het meeste uit AI halen, beginnen niet met de meest geavanceerde technologie. Ze beginnen met de juiste vragen: waar zitten onze knelpunten, wat is haalbaar en wat levert het op? Die vragen leiden naar de toepassingen die daadwerkelijk waarde toevoegen.

Wil je weten hoe Mach8 jouw organisatie helpt bij het bepalen van de meest kansrijke AI-toepassingen? Neem contact op of bekijk onze AI agents dienst.